Case 1


“Zijn de juiste contracten afgesloten en welke besparingen zijn mogelijk?”
Dit was de vraag van een grote publieke dienstverlener. Deze opdrachtgever heeft het beheer en onderhoud van haar applicatieportfolio belegd bij een aantal grote marktpartijen. Als voorbereiding op de heronderhandeling van deze contracten wilde de opdrachtgever:

  • meer inzicht in de relatie tussen de in rekening gebrachte kosten en de geleverde prestaties,
  • een uitspraak over marktconformiteit.

Aanpak
Als projectmanager voor twee onafhankelijk in de markt opererende benchmarkpartijen is eerst gezorgd voor transparantie: de relatie tussen de omvang van de geleverde dienstverlening en de bijbehorende kosten is inzichtelijk gemaakt.

Om de vraag goed te kunnen beantwoorden moest ik meer dingen weten, zoals: Hoe kan er (snel) bespaard worden? Welke afspraken staan omschreven in de huidige contracten? Hoe is de samenwerking met de leveranciers tot nu toe bevallen? Wat kunnen we verbeteren? Bij de leverancier? En aan de kant van de opdrachtgever?

De bestaande contracten bleken niet op alle fronten marktconform. En de sleutel voor de oplossing bleek niet alleen aan de kant van de leveranciers te liggen. Aan de kant van de opdrachtgever (interne regie) was er veel te winnen aan efficiëntie. Ook kon de sturing op leveranciers (externe regie) veel strakker.

Dit resulteerde in een compleet nieuwe aanpak van zaken.
Een grote verandering aan de kant van de opdrachtgever is het aanpassen van de releasekalender waardoor de leveranciers efficiënter kunnen werken. Ook is de kwaliteit van de input verbeterd. Een grote verandering aan de kant van de leveranciers is het maken van twee scenario’s in een offerte: één scenario conform de wensen van de opdrachtgever. En één optimaal scenario: hoe kan het goedkoper, sneller, beter.

Het resultaat
Een aanpak waar zowel de opdrachtgever als de leverancier blij van werden.
De opdrachtgever bespaarde flink en de ICT leverancier werd meer een strategische partner. Op een manier die eerlijk is naar beide partijen en hen een gelijkwaardige verantwoordelijkheid in het geheel toebedeelde.