Zet offertemanagement op de kaart
Binnen deze overheidsorganisatie waren de interne klanten niet tevreden over de prestaties van de ICT organisatie. Een grootscheepse reorganisatie moest zijn beslag krijgen. Belangrijk onderdeel hierin was de noodzaak om het samenspel van vraag en aanbod beter in balans te krijgen.
Om meer greep te krijgen op deze situatie moesten de ICT afspraken niet langer rechtstreeks door de operationele afdelingen worden gemaakt, maar door een nieuwe sector Accountmanagement. Net zoals bij de ICT leveranciers in de markt, moest Accountmanagement de ‘voordeur’ worden voor de ICT organisatie. De nieuwe afdeling Offertemanagement werd verantwoordelijk voor het uitbrengen van offertes.
Aanpak
Bij de komst of invoering van een nieuwe afdeling is het nut niet altijd direct helder. De lijnen lijken langer te worden, meer schakels, en trajecten kunnen stroperig worden. Niets is minder waar, maar dan moeten alle neuzen binnen de organisatie wel dezelfde kant op staan.
De toegevoegde waarde van de nieuwe afdeling Offertemanagement moest dus duidelijk worden. Door eerst te inventariseren welke problemen nu precies voor wie opgelost moesten worden, heb ik een duidelijk beeld kunnen krijgen van het voordeel voor de rest van de organisatie. Enkele vragen die beantwoord moesten worden: Welke duidelijke resultaten of verschillen met de oude werkwijze kunnen we aantonen? En als die resultaten er (nog) niet zijn, hoe gaan we die creëren?
Dit resulteerde in het vereenvoudigen van een aantal processen, waardoor offertes sneller uitgebracht konden worden. Ook zijn ramingen als nieuwe service geïntroduceerd, waardoor snellere en goed onderbouwde besluitvorming over projecten en begrotingen mogelijk werd. Door vervolgens de daarvoor meest geschikte mensen in te zetten en sterk in te zetten op verdere professionalisering van de medewerkers, duurde het niet lang of de resultaten spraken voor zich.
Het resultaat
De afdeling Offertemanagement werd actief betrokken bij nieuwe trajecten en projecten. Er was een zichtbare verbetering van klanttevredenheid, productiviteit en efficiëntie. Ook werden de taken en verantwoordelijkheden uitgebreid, met een gelijkblijvend aantal medewerkers. De afdeling werd een gewaardeerde professionele club met een (h)erkende toegevoegde waarde.