Implementeer pro-actief Contractmanagement
Deze overheidsorganisatie werd geconfronteerd met omvangrijke bezuinigingen en tegelijkertijd een toenemend aantal taken. Om dit het hoofd te kunnen bieden, was een forse besparingsdoelstelling geformuleerd en een organisatie ontwikkeling naar een Demand & Regie organisatie.
De afdeling Contractmanagement was verantwoordelijk voor 490 ICT contracten bij 227 verschillende leveranciers. Er speelden een aantal problemen: soms werd Contractmanagement te laat of niet geïnformeerd als leveranciers hun afspraken niet nakwamen, of ontvingen de contractmanagers nieuw afgesloten contracten die in hun ogen niet optimaal waren. ‘Verrassingen’ dus vanuit de interne organisatie. En ook de leveranciers zorgden nogal eens voor ‘verrassingen’.
Aanpak
De enige oplossing was: van re-actief bewaken naar pro-actief managen van de contracten. Dus het veranderen van de u-vraagt-wij-draaien-houding naar zelf het initiatief nemen en aan het stuur zitten.
Om dit te realiseren, moest er op diverse fronten actie ondernomen worden. Vanzelfsprekend zijn eerst de hete hangijzers aangepakt: er was verschil van inzicht met een aantal grote leveranciers waardoor de bedrijfsvoering in de problemen kon komen. Deze hobbels met de leveranciers zijn eerst gladgestreken. Dit had als bijkomend voordeel dat in korte tijd een reputatie van ‘gelijkwaardig tegenspeler’ is opgebouwd. Een goede basis voor verdere gesprekken met de leveranciers over het realiseren van structurele verbeteringen en, waar van toepassing, het vormgeven van strategisch partnership.
Binnen de afdeling is ingezet op het herpositioneren van de kennis en expertise van de afdeling. Bij de interne klanten en bij de externe leveranciers. De werkzaamheden werden zo gestructureerd en georganiseerd dat iedere interne klant met één contractmanager alle zaken kon afhandelen. Ook werd alle contractinformatie van één leverancier bij elkaar gebracht. Deze informatie in combinatie met heldere doelstellingen, maakte dat we goed beslagen ten ijs kwamen in de onderhandelingen met de leveranciers. Met de belangrijkste leveranciers zijn verbeterplannen opgesteld. En door leveranciers aan te spreken op hun werkelijke prestaties werden zij uitgedaagd beter te presteren.
Het resultaat
De besparingsdoelstelling (goedkopere contracten) is voor ruim 200% gerealiseerd. Er is meer zakelijkheid in de relatie met de leveranciers en meer resultaatgerichtheid richting de interne klanten. En dat alles bij een prettige samenwerking.
Dus: confronterend op de inhoud en constructief in de samenwerking voor de beste resultaten.